Yazılım ve Bilişim Şirketleri İçin Sanal Ofis: Uzaktan Ekip, Resmi Merkez
Yazılım ve bilişim şirketleri için sanal ofis: uzaktan çalışan ekiplere İstanbul’da resmi merkez, yurt dışı müşteriler için kurumsal adres, ihtiyaç duyulduğunda coworking ve toplantı odası.
Yazılım ve bilişim şirketleri, uzaktan çalışmaya en hızlı uyum sağlayan sektörlerin başında geliyor. Kod yazmak için bir dizüstü bilgisayar ve iyi bir internet bağlantısı yeterli; ekip üyeleri İstanbul’un farklı semtlerinde, farklı şehirlerde, hatta farklı ülkelerde olabiliyor. Müşteriler ise çoğu zaman yurt dışında.
Bu tabloda klasik bir ofis kiralamak, çoğu yazılım şirketi için gereksiz bir sabit gider hâline geldi. Ancak bir ihtiyaç ortadan kalkmıyor: Şirketin resmi bir merkezi olmalı. Bu yazıda yazılım ve bilişim şirketlerinin sanal ofisten nasıl yararlanabileceğini anlatıyoruz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Vergi istisnaları, teşvikler ve yükümlülükler şirketinizin durumuna göre değişir; mali müşavirinize danışın.
Uzaktan çalışan bir yazılım şirketinin neden adrese ihtiyacı var?
Ekip tamamen uzaktan çalışsa bile şirketin:
- Ticaret sicili ve vergi dairesi kayıtlarında bir merkez adresi olmalıdır,
- Resmi yazışma ve tebligatları teslim alacağı bir yeri olmalıdır,
- Vergi dairesi yoklamasında adreste faaliyet gösterdiğini belgeleyebilmelidir,
- Müşteri sözleşmelerinde, faturalarda ve web sitesinde kurumsal bir adres gösterebilmelidir.
Kurucunun ev adresini kullanmak kısa vadede işe yarasa da mahremiyet, taşınma ve kurumsal görünüm açısından sorunlar doğurur. Sanal ofis, bu ihtiyaçları fiziksel bir ofis kiralamadan karşılar.
Sanal ofis yazılım şirketlerine ne sağlar?
İstanbul’da resmi bir merkez
Şirketiniz Kadıköy Kozyatağı’ndaki bir iş merkezinde resmi olarak kayıtlı olur. Ekip nerede çalışırsa çalışsın, şirketin sabit bir adresi vardır. Kurucular taşınsa bile şirket kayıtları aynı kalır.
Yurt dışı müşteriler için kurumsal adres
Yabancı müşteriler, tedarikçilerinin iş adresine ve kurumsal görünümüne dikkat eder. Sözleşmelerde, faturalarda ve web sitenizde yer alan merkezi bir iş adresi, güven oluşturmanın ilk adımıdır. Yurt dışına verilen yazılım hizmetlerinin vergi durumu ise ayrıca değerlendirilmesi gereken bir konudur; mali müşavirinizle birlikte ele almanızı öneririz.
Posta, kargo ve tebligat
Donanım teslimatları, sözleşmeler, banka yazışmaları ve resmi tebligatlar sizin adınıza teslim alınır ve size bildirilir. Ekibin hiçbiri ofiste olmasa bile hiçbir evrak kaybolmaz.
Telefon karşılama
Yazılım şirketlerinin çoğu e-posta ve mesajlaşma uygulamalarıyla çalışır; ama müşteriler, bankalar ve kurumlar hâlâ telefon eder. Telefon yanıtlama hizmetiyle çağrılar şirketinizin adıyla karşılanır, bilgiler ilgili kişiye iletilir. Ekibinizin odaklanma süresi bölünmez.
Ekip buluşmaları ve müşteri sunumları
Uzaktan çalışan ekipler de zaman zaman yüz yüze buluşmak ister: Planlama toplantıları, yeni ekip üyelerinin karşılanması, müşteri demoları… Toplantı odalarımız ekran, beyaz tahta ve internetle bu buluşmalar için hazırdır. Plus paketinde ayda 2 saat, Premium paketinde ayda 4 saat toplantı odası kullanımı dahildir.
Teknopark mı, sanal ofis mi?
Yazılım şirketlerinin sık sorduğu sorulardan biri, teknopark ile sanal ofis arasındaki farktır.
| Teknopark | Sanal ofis | |
|---|---|---|
| Vergi avantajları | Teknopark mevzuatındaki şartlar sağlanırsa var | Yok |
| Başvuru süreci | Proje değerlendirmesi ve kabul süreci | Sözleşme ve belgeler; 24-48 saatte aktif |
| Fiziksel ofis | Teknopark içinde ofis gerekir | Gerekmez |
| Esneklik | Teknopark kurallarına bağlı | Yüksek |
| Kimler için? | Ar-Ge odaklı, teşvik şartlarını karşılayan şirketler | Hızlı başlamak ve sabit gideri düşük tutmak isteyen şirketler |
Teknoparkların sunduğu vergi avantajları, teknopark içinde faaliyet göstermeye ve belirli şartları karşılamaya bağlıdır; sanal ofis bu avantajları sağlamaz. Buna karşılık sanal ofis, teknopark süreçlerine girmeden hızla kurulmak, düşük sabit giderle çalışmak ve esnek kalmak isteyen şirketler için pratik bir seçenektir. Hangi yolun şirketinize daha uygun olduğunu mali müşavirinizle değerlendirin.
Büyüme yolculuğu: sanal ofisten hazır ofise
Yazılım şirketleri çoğu zaman hızlı büyür. Tipik bir yolculuk şöyle ilerler:
- Kuruluş: Kurucular uzaktan çalışır; şirket sanal ofis adresiyle kurulur.
- İlk ekip: Ekip büyür, haftada birkaç gün bir araya gelme ihtiyacı doğar; coworking alanı kullanılır.
- Büyüme: Ekibin her gün bir arada çalışması gerekir; aynı binada hazır ofise geçilir.
Bu geçişleri aynı sağlayıcıyla yapmanın en büyük avantajı, şirketin adresinin hiç değişmemesidir. Ticaret sicili ve vergi dairesi kayıtları, faturalar ve sözleşmeler aynı kalır. Coworking seçeneklerini startup’lar için coworking yazımızda anlattık.
Kuruluş aşamasındaysanız
Yazılım şirketlerinin büyük çoğunluğu limited şirket olarak kurulur. Sanal ofis adresiyle limited şirket kuruluşunun tüm adımlarını limited şirket kuruluşu rehberimizde bulabilirsiniz. Kuruluştan sonra vergi dairesinin yapabileceği yoklama hakkında bilmeniz gerekenleri ise vergi dairesi yoklaması yazımızda anlattık.
Hangi paket?
| İhtiyacınız | Önerimiz |
|---|---|
| Yalnızca resmi adres ve posta | Standart |
| Adres, telefon karşılama ve ara sıra ekip ya da müşteri toplantısı | Plus |
| Yoğun telefon trafiği ve daha sık toplantı | Premium |
Paketlerin tüm içeriğini fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Sonuç
Yazılım ve bilişim şirketleri için sanal ofis; uzaktan çalışmanın esnekliğini korurken şirkete resmi bir merkez, kurumsal bir adres ve ihtiyaç duyulduğunda fiziksel bir buluşma noktası kazandırır.
Open Up Office, 2011’den beri Kadıköy Kozyatağı’nda bilişim ve yazılım şirketleri dahil pek çok kuruma adres ve ofis hizmeti veriyor. Sanal ofis hizmetimizi inceleyebilir, sorularınız için bizi arayabilir ya da WhatsApp’tan yazabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Tamamen uzaktan çalışan bir yazılım şirketinin ofise ihtiyacı var mı?
Çalışma alanına ihtiyaç olmayabilir; ancak şirketin ticaret sicili ve vergi dairesi kayıtları için bir merkez adresi olması gerekir. Sanal ofis, fiziksel ofis kiralamadan bu ihtiyacı karşılar.
Yurt dışındaki müşterilerle çalışırken sanal ofis adresi kullanılabilir mi?
Evet. Şirketinizin resmi adresi olarak sözleşmelerde, faturalarda ve web sitenizde sanal ofis adresini kullanırsınız. Yurt dışına verilen hizmetlerin vergi durumunu mali müşavirinizle değerlendirmenizi öneririz.
Ekibi zaman zaman bir araya getirmek istersek ne yapabiliriz?
Toplantı odalarımızı ekip toplantıları ve müşteri sunumları için ayırtabilir, coworking alanımızda esnek üyelikle çalışabilirsiniz. Ekip büyüdüğünde adresinizi değiştirmeden hazır ofise geçebilirsiniz.
Teknopark yerine sanal ofis kullanılabilir mi?
Teknoparkların sunduğu vergi avantajları, teknopark içinde faaliyet göstermeye bağlıdır; sanal ofis bu avantajları sağlamaz. Teknopark şartlarını karşılamayan ya da bu avantajlara ihtiyaç duymayan şirketler için sanal ofis daha esnek ve düşük maliyetli bir seçenektir.
Telefonlar İngilizce karşılanıyor mu?
Hayır. Telefon yanıtlama hizmetimiz çağrıları Türkçe karşılar.
Donanım teslimatlarını ve kargoları teslim alabilir misiniz?
Evet. Adresinize gelen posta ve kargolar sizin adınıza teslim alınır ve size bildirilir. Sürekli ve büyük hacimli sevkiyatlar için ayrı bir teslimat adresi kullanmanızı öneririz.
Sanal ofis adresi bankalar ve yatırımcılar için yeterli mi?
Bankalar ve yatırımcılar şirketin ticaret sicili ve vergi kayıtlarına bakar; sanal ofis adresi bu kayıtlardaki geçerli yasal adresinizdir. Banka hesabı açarken bankanın ek belge isteyebileceğini göz önünde bulundurun.
Çalışanlarımız farklı şehirlerde; SGK ve iş hukuku açısından ne yapmalıyız?
Uzaktan çalışan personelin SGK kaydı, uzaktan çalışma sözleşmeleri ve işyeri bildirimleri şirketinize özel değerlendirme gerektirir. Bu konuları mali müşavirinizle ve gerekirse bir iş hukuku uzmanıyla planlayın.
Ekibimiz için coworking alanında masa ayırabilir miyiz?
Coworking alanımızı esnek üyelikle kullanabilirsiniz. Ekibinizin büyüklüğüne ve ihtiyacınıza göre uygunluk için bizi arayabilir ya da WhatsApp'tan yazabilirsiniz.