Sanal Ofis Fiyatları Neye Göre Değişir? Teklif Alırken Sorulacak 8 Soru
Sanal ofis fiyatları neden firmadan firmaya değişir? Paket içeriği, konum, sözleşme süresi, KDV ve ek ücretler; teklif alırken sormanız gereken 8 soru ve gizli maliyetlerden kaçınmanın yolları.
“Sanal ofis ne kadar?” sorusu, sanal ofis araştıran herkesin ilk sorusu. Ama iki firmanın teklifini yan yana koyduğunuzda çoğu zaman aynı şeyi karşılaştırmadığınızı fark edersiniz: Birinin fiyatına telefon karşılama dahildir, diğerinin değildir; biri KDV dahil yazar, diğeri hariç; birinde toplantı odası saati vardır, diğerinde her saat ayrıca ücretlendirilir.
Bu yazıda sanal ofis fiyatlarını belirleyen etkenleri ve teklif alırken sormanız gereken 8 soruyu anlatıyoruz. Amaç en ucuz teklifi değil, ihtiyacınıza göre en doğru teklifi bulmanız.
Sanal ofis fiyatını belirleyen 6 etken
1. Paketin içeriği
Fiyatı en çok etkileyen şey pakette ne olduğudur. Tipik olarak üç seviye vardır:
- Yalnızca yasal adres ve posta: Ticaret sicili ve vergi dairesi için adres, posta ve kargo kabulü.
- Adres + telefon yanıtlama ve sekreterlik: Çağrılarınızın şirket adınızla karşılanması, mesajların size iletilmesi.
- Adres + telefon + toplantı odası ya da coworking saatleri: Müşteri görüşmeleri ve zaman zaman masa başı çalışma için.
Open Up Office’te bu üç seviye Standart, Plus ve Premium paketlere karşılık geliyor; farklarını paketler sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
2. Konum ve bina
Merkezi bir iş bölgesindeki, ulaşımı kolay ve kurumsal bir iş merkezindeki adres, daha az bilinen bir konuma göre genellikle daha yüksek fiyatlıdır. Adresiniz kartvizitinizde, faturalarınızda ve Google İşletme Profili’nizde görüneceği için konum, maliyetten fazlasıdır. Kozyatağı’nın neden tercih edildiğini sanal ofis sayfamızda anlattık.
3. Sözleşme süresi
Aylık, altı aylık ve yıllık sözleşmelerde aylık ortalama farklı olabilir. Uzun süre genellikle daha avantajlıdır; ama yenileme ve fesih koşullarını da mutlaka okuyun.
4. KDV ve vergi durumu
Sanal ofis bir hizmettir; fatura KDV’li kesilir ve kira stopajı söz konusu olmaz. Teklifleri karşılaştırırken hepsini KDV dahil tutara çevirin. KDV hariç yazılmış bir teklif, ilk bakışta olduğundan daha ucuz görünür.
5. Ek ücretler
Asıl fiyat farkı çoğu zaman burada saklıdır. Kurulum ya da açılış ücreti, depozito, posta yönlendirme ve kargo gönderimi, fazladan toplantı odası saati, belge tarama, adres değişikliği için belge hazırlama gibi kalemler ayrıca ücretlendirilebilir.
6. Firmanın deneyimi ve yoklamada ofiste bulunması
Vergi dairesi yoklamaya geldiğinde ofiste yetkili birinin olması ve sözleşmenizi gösterebilmesi gerekir. Yıllardır aynı adreste hizmet veren bir firma hem yoklamada sorun yaşatmaz hem de adresinizin yıllarca değişmemesini sağlar. Yoklamanın nasıl işlediğini vergi dairesi yoklaması rehberimizde anlattık.
Teklif alırken sormanız gereken 8 soru
- Fiyata KDV dahil mi? Toplam aylık ve yıllık tutarı KDV dahil isteyin.
- Pakete tam olarak ne dahil? Adres, posta, telefon, toplantı odası ve coworking kalemlerini tek tek sorun.
- Kurulum ücreti, depozito ya da peşin ödeme var mı?
- Posta ve kargolarım nasıl bildirilecek? Aynı gün mü, e-posta mı, SMS mi? Yönlendirme ücretli mi?
- Vergi dairesi yoklamasında ofiste kim olacak? Çalışma saatleri nedir?
- Sözleşme süresi, yenileme ve fesih koşulları neler? Erken fesihte ne olur?
- Adres ticaret sicili ve vergi dairesi için kullanılabilir mi? Sözleşmede bu açıkça yazıyor mu?
- Firma bu adreste kaç yıldır hizmet veriyor? Adresin değişmesi, sizin için yeni tescil masrafı demektir.
“En ucuz” teklif neden pahalıya patlayabilir?
Sanal ofiste en pahalı senaryo, adresin değişmek zorunda kalmasıdır. Firma kapanır ya da adresini taşırsa ticaret sicilinde ve vergi dairesinde adres değişikliği yapmanız, yeni kartvizit ve fatura bilgisi hazırlamanız gerekir. Yoklamada ofiste kimse bulunmazsa süreç uzar. Bu yüzden fiyatı değerlendirirken şu soruyu da sorun: “Bu adresi 5 yıl sonra da kullanıyor olacak mıyım?”
Adres değişikliğinin adımlarını şirket adresi değiştirme rehberimizde anlattık.
Open Up Office’te fiyat nasıl belirleniyor?
2011’den beri Kadıköy Kozyatağı’nda aynı adreste hizmet veriyoruz. Fiyatlarımızı sitede yayımlamıyoruz, çünkü ihtiyaca göre değişiyor. Bunun yerine sizin için gizli ücret içermeyen, KDV’li faturalı bir teklif hazırlıyoruz; sözleşmede yazmayan bir ücret çıkmaz.
Teklif almak için bizi arayabilir, WhatsApp’tan yazabilir ya da iletişim formunu doldurabilirsiniz; aynı iş günü içinde dönüyoruz.
Sık sorulan sorular
Sanal ofis fiyatlarına KDV dahil mi?
Firmaya göre değişir. Bazı teklifler KDV hariç verilir; karşılaştırma yaparken tüm teklifleri KDV dahil tutar üzerinden değerlendirin. Sanal ofis bir hizmet olduğu için KDV’li fatura kesilir, kira stopajı söz konusu olmaz.
En ucuz sanal ofis teklifi neden riskli olabilir?
Çok düşük fiyatlı tekliflerde vergi dairesi yoklamasında ofiste kimsenin bulunmaması, postaların düzenli bildirilmemesi, sözleşmede yazmayan ek ücretler ya da firmanın kısa sürede kapanması gibi riskler olabilir. Adres değişirse ticaret sicilinde adres değişikliği masrafı da size kalır.
Sanal ofis için depozito ödenir mi?
Sanal ofis bir kira sözleşmesi değil hizmet sözleşmesi olduğu için birçok firma depozito istemez. Teklif alırken depozito, kurulum ücreti ya da ilk ay dışında peşin ödeme istenip istenmediğini mutlaka sorun.
Uzun süreli sözleşme daha mı avantajlı?
Çoğu firmada yıllık ya da uzun süreli sözleşmeler aylık ortalamayı düşürür. Ancak önce kısa bir süreyle başlayıp hizmetten memnun kalırsanız uzatmak da mantıklı bir yoldur. Sözleşmenin yenileme ve fesih koşullarını baştan okuyun.
Open Up Office fiyatları neden sitede yazmıyor?
Fiyat; seçtiğiniz pakete, sözleşme süresine ve ek ihtiyaçlarınıza göre değiştiği için size özel teklif hazırlıyoruz. Bizi aramanız ya da WhatsApp’tan yazmanız yeterli; teklifi aynı iş günü içinde iletiyoruz.