Sanal Ofis Sözleşmesi: İçinde Neler Olmalı? İmzalamadan Önce 9 Madde
Sanal ofis sözleşmesi nedir, kira sözleşmesinden farkı ne, içinde hangi maddeler olmalı? Adresin kullanım izni, hizmet kapsamı, posta ve tebligat, yoklama, süre ve fesih, ücret ve KDV, damga vergisi; imzalamadan önce kontrol edilecek 9 madde.
Sanal ofiste adresinizin yasal dayanağı sözleşmedir. Ticaret sicili müdürlüğü, vergi dairesi ve bazen banka, şirketinizin o adreste bulunduğunu bu sözleşmeye bakarak kabul eder. Vergi dairesi yoklamaya geldiğinde ilk gösterilen belge de odur.
Bu yüzden sanal ofis sözleşmesi, “imzala ve dosyala” türünden bir belge değildir. Bu yazıda sanal ofis sözleşmesinde olması gereken maddeleri ve imzalamadan önce kontrol etmeniz gereken noktaları anlatıyoruz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki danışmanlık değildir. Sözleşmenin şirketinize özel sonuçları için avukatınıza ya da mali müşavirinize danışın.
Sanal ofis sözleşmesi nedir?
Sanal ofis sözleşmesi, sağlayıcının size adres kullanımı, posta ve kargo kabulü, telefon karşılama, toplantı odası gibi hizmetleri sunduğu bir hizmet sözleşmesidir. Kira sözleşmesi değildir; size fiziksel bir ofis alanı tahsis edilmez. Bu nedenle hizmet bedeli KDV’li faturayla ödenir ve kira stopajı söz konusu olmaz.
İmzalamadan önce kontrol edilecek 9 madde
1. Taraflar ve adres
Sağlayıcının unvanı, vergi numarası ve sizin şirketinizin (ya da kurulacak şirketin kurucusunun) bilgileri eksiksiz olmalı. Adres, Ulusal Adres Veri Tabanı’ndaki resmî adresle birebir aynı yazılmalı; bina, kapı ve daire numaraları eksik olmamalı.
2. Adresin kullanım izni
Sözleşmede adresin şirket merkezi olarak ticaret sicilinde, vergi dairesinde ve resmî yazışmalarda kullanılabileceği açıkça yazmalı. Bu madde yoksa ya da belirsizse, sözleşme kuruluşta ve yoklamada işinize yaramayabilir.
3. Hizmet kapsamı
Pakete tam olarak ne dahil? Adres, posta ve kargo kabulü, telefon karşılama, toplantı odası saatleri, coworking kullanımı… Her hizmetin sınırları (örneğin aylık toplantı odası saati) yazılı olmalı.
4. Posta, kargo ve tebligat
Gelen evrakın kim tarafından, hangi saatlerde teslim alınacağı, size nasıl bildirileceği ve ne kadar süre saklanacağı yazmalı. Tebligatların önemini tebligat adresi rehberimizde anlattık.
5. Vergi dairesi yoklaması
Yoklama geldiğinde sağlayıcının ofiste bulunup sözleşmeyi ve gerekli belgeleri göstereceği, sizi de bilgilendireceği belirtilmeli. Çalışma saatleri de sözleşmede ya da ekinde yer almalı. Ayrıntılar: Vergi dairesi yoklaması nedir?
6. Süre, yenileme ve fesih
Sözleşme süresi, otomatik yenilenip yenilenmediği, fesih için ne kadar önceden bildirim gerektiği ve erken feshin sonuçları açık olmalı. Kısa süreli sözleşmelerde yenileme koşullarına özellikle dikkat edin.
7. Ücret, KDV ve ek ücretler
Hizmet bedeli, KDV dahil mi hariç mi, ödeme dönemi ve ek ücret doğurabilecek kalemler (posta yönlendirme, fazladan toplantı saati, kurulum ücreti) yazılı olmalı. Sözleşmede yazmayan bir ücretin talep edilmemesi beklenir. Fiyatı etkileyen etkenler için: Sanal ofis fiyatları neye göre değişir?
8. Sözleşme bitince ne olacak?
Sözleşme sona erdiğinde adres kullanım hakkınız da biter. Adresinizi taşımanız ve bunu ticaret siciline tescil ettirip vergi dairesine bildirmeniz gerekir: Şirket adresi nasıl değiştirilir? İyi bir sözleşmede, bu geçiş süresinde size gelen posta ve tebligatların nasıl ele alınacağı da yazar.
9. Kişisel verilerin korunması
Sağlayıcı; sizin, çalışanlarınızın ve sizi arayanların bilgilerini işler. Bu verilerin hangi amaçla işlendiği ve nasıl korunduğu sözleşmede ya da aydınlatma metninde yer almalı.
Damga vergisi
Belirli bir bedel içeren sözleşmeler damga vergisine tabi olabilir. Verginin nasıl hesaplanacağını ve taraflardan hangisinin ödeyeceğini imzadan önce mali müşavirinizle ve sağlayıcınızla netleştirin.
Kısa kontrol listesi
- Adres UAVT ile birebir aynı
- Ticaret sicili ve vergi dairesinde kullanım izni açıkça yazılı
- Hizmet kapsamı ve sınırları net
- Posta, kargo ve tebligat süreci tanımlı
- Yoklamada ofiste kimin bulunacağı ve çalışma saatleri yazılı
- Süre, yenileme ve fesih koşulları açık
- Ücret KDV dahil/hariç belirtilmiş, ek ücretler listelenmiş
- Sözleşme bitişinde yapılacaklar yazılı
- Kişisel veriler konusunda bilgilendirme var
Open Up Office’te sözleşme
2011’den beri Kadıköy Kozyatağı’nda aynı adreste hizmet veriyoruz. Sözleşmemiz adresinizin ticaret sicili ve vergi dairesi kayıtlarında kullanılmasının dayanağıdır; faturalarımız KDV’lidir ve sözleşmede yazmayan bir ücret çıkmaz. Sözleşmeyle ilgili sorularınız için bizi arayabilir ya da sanal ofis sayfamızdan başvurabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Sanal ofis sözleşmesi kira sözleşmesi midir?
Hayır. Sanal ofis sözleşmesi bir hizmet sözleşmesidir: Sağlayıcı size adres, posta kabulü, telefon karşılama gibi hizmetler sunar. Bu yüzden fatura KDV’li kesilir ve kira stopajı söz konusu olmaz.
Sanal ofis sözleşmesi ticaret sicili ve vergi dairesi için yeterli mi?
Sözleşme, şirketin o adreste faaliyet gösterdiğinin dayanağıdır ve kuruluşta ya da adres değişikliğinde bu amaçla kullanılır. Sözleşmede adresin şirket merkezi olarak ticaret sicili ve vergi dairesi kayıtlarında kullanılabileceğinin açıkça yazması gerekir.
Sanal ofis sözleşmesinde damga vergisi var mı?
Belirli bir bedel içeren sözleşmeler damga vergisine tabi olabilir. Tutarın nasıl hesaplanacağını ve kimin ödeyeceğini mali müşavirinizle ve sağlayıcınızla netleştirin.
Sözleşme sona erince adresi kullanmaya devam edebilir miyim?
Hayır. Sözleşme sona erdiğinde adres kullanım hakkınız da biter; şirket adresinizi yeni bir adrese taşımanız ve bunu ticaret siciline tescil ettirip vergi dairesine bildirmeniz gerekir.
Sözleşmeyi e-imza ile imzalayabilir miyim?
Birçok sağlayıcı sözleşmeyi e-posta ile gönderip ıslak ya da elektronik imzalı olarak geri alır. Resmî başvurularda hangi imza biçiminin kabul edildiğini mali müşavirinizle kontrol edin.