Avukatlar ve Arabulucular İçin Sanal Ofis: Tebligat, Müvekkil ve Maliyet

Bir avukatın gününün önemli bir kısmı büroda değil; adliyede, icra dairesinde, müvekkilin yanında ya da yolda geçer. Arabulucular için de durum benzerdir: Görüşmeler farklı mekânlarda yapılır, dosyalar yoğun, telefon hiç susmaz. Buna karşılık İstanbul’da bir büro kiralamak; kira, depozito, aidat, sekreter maaşı ve sabit giderlerle birlikte, özellikle mesleğe yeni başlayanlar için ağır bir yüktür.

Bu yazıda avukatların ve arabulucuların sanal ofisten nasıl yararlanabileceğini, hangi ihtiyaçları karşıladığını ve baro kaydıyla ilgili nelere dikkat edilmesi gerektiğini anlatıyoruz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Baro ve arabuluculuk mevzuatına ilişkin koşullar değişebilir; kendi durumunuz için kayıtlı olduğunuz baronun ve ilgili kurumların güncel düzenlemelerini teyit edin.

Avukatların ofis ihtiyacı neden farklı?

Avukatlık, adresin ve iletişimin kritik olduğu bir meslektir:

• Tebligat hayati önemdedir. Kaçırılan bir tebligat, itiraz ya da cevap süresinin geçmesine yol açabilir. Elektronik tebligat yaygınlaşmış olsa da fiziki tebligat, evrak ve posta trafiği sürmektedir.
• Müvekkil gizliliği esastır. Görüşmelerin gürültüsüz ve başkalarının duyamayacağı bir ortamda yapılması gerekir.
• Ulaşılabilirlik güven verir. Aradığında kimseye ulaşamayan bir müvekkil, başka bir avukata yönelebilir.
• Zamanın çoğu dışarıda geçer. Duruşma ve dosya takibi, büroda geçirilen süreyi sınırlar.

Sanal ofis, bu ihtiyaçları bir büronun sabit giderleri olmadan karşılamayı amaçlar.

Sanal ofis avukatlara ne sağlar?

Tebligat ve evrak takibi

Adresinize gelen tebligat, evrak, posta ve kargolar sizin adınıza teslim alınır, kayıt altına alınır ve size bildirilir. Böylece duruşmadayken ya da şehir dışındayken de önemli bir belgenin geldiğinden haberdar olursunuz. Evraklar talimatınıza göre saklanır ya da size iletilir.

Müvekkil görüşmeleri için toplantı odası

Müvekkillerinizi kafede ya da adliye koridorunda değil, donanımlı ve kapalı bir toplantı odasında ağırlarsınız. Gizlilik gerektiren görüşmeler için bu, profesyonel bir zorunluluktur. Open Up Office’te Plus paketinde ayda 2 saat, Premium paketinde ayda 4 saat toplantı odası kullanımı dahildir. Kafe toplantılarının dezavantajlarını Kadıköy’de toplantı odası yazımızda anlattık.

Telefon yanıtlama

Duruşmadayken telefonunuzu açamazsınız. Telefon yanıtlama hizmetiyle çağrılarınız büronuzun adıyla karşılanır; arayanın adı, numarası ve mesajı size anında iletilir. Mevcut numaranızı değiştirmeniz gerekmez; yönlendirmeyle kullanmaya devam edebilirsiniz. Ayrıntılar için numara değiştirmeden telefon yanıtlama yazımıza bakabilirsiniz.

Kurumsal adres

Ev adresinizi vekâletnamelerde, dilekçelerde, kartvizitinizde ve web sitenizde paylaşmak zorunda kalmazsınız. Merkezi bir iş merkezindeki adres, müvekkilleriniz nezdinde güven oluşturur.

Maliyet

Kira, depozito, aidat, internet, temizlik ve sekreter maaşı yerine yalnızca aylık bir hizmet bedeli ödersiniz. Mesleğe yeni başlayan avukatlar için bu, ilk yılların nakit akışında büyük fark yaratır.

Baro kaydı ve büro adresi: dikkat!

Avukatların baroya bildirdikleri büro adresine ilişkin koşullar, barodan baroya farklılık gösterebilir. Bazı barolar büro adresi konusunda ek şartlar arayabilir. Bu nedenle sanal ofis adresini baroya büro adresi olarak bildirmeden önce, kayıtlı olduğunuz baronun güncel düzenlemelerini teyit etmenizi öneririz.

Baronun koşullarına göre sanal ofisi farklı şekillerde kullanabilirsiniz:

• Büro adresi olarak: Baronuz kabul ediyorsa, tebligat ve yazışma adresiniz olarak.
• Tamamlayıcı hizmet olarak: Mevcut büronuza ek olarak müvekkil görüşmeleri için toplantı odası ve telefon yanıtlama hizmeti olarak.
• Şirket adresi olarak: Avukatlık ortaklığı dışındaki ticari faaliyetleriniz ya da danışmanlık şirketiniz için yasal adres olarak.

Arabulucular için sanal ofis

Arabulucular için en kritik ihtiyaç, tarafları ağırlayabilecek uygun bir görüşme ortamıdır. Arabuluculuk görüşmeleri tarafların birlikte ve gerektiğinde ayrı ayrı görüşülmesini gerektirir; bu da düzgün, sessiz ve kapalı bir toplantı odası demektir.

Sanal ofisin toplantı odası imkânı, arabulucuların her gün kullanmayacakları bir büro için sabit gider üstlenmeden görüşmelerini profesyonel bir ortamda yapmalarını sağlar. Telefon yanıtlama hizmeti ise görüşme sırasında gelen çağrıların kaybolmasını önler.

Arabuluculuk bürosuna ve görüşme mekânına ilişkin mevzuattaki koşullar için Adalet Bakanlığı Arabuluculuk Daire Başkanlığı’nın güncel düzenlemelerini teyit etmenizi öneririz.

Kozyatağı’nın avukatlar için avantajı

Open Up Office, Kadıköy Kozyatağı’nda, M4 metro hattının Kozyatağı durağına yakın bir iş merkezinde bulunuyor. Aynı hat üzerindeki Hastane-Adliye durağı, İstanbul Anadolu Adliyesi’ne ulaşımı kolaylaştırır. Anadolu yakasında dosya takip eden avukatlar için hem adliyeye hem de Kadıköy ve Ataşehir’deki müvekkillere yakın bir konumdur.

Hangi paket?

İhtiyacınız	Önerimiz
Yalnızca adres ve tebligat takibi	Standart
Adres, tebligat takibi, telefon yanıtlama ve ayda birkaç müvekkil görüşmesi	Plus
Yoğun telefon trafiği ve daha sık müvekkil görüşmesi	Premium

Paketlerin tüm içeriğini fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.

Sanal ofis kimler için uygun değil?

Her gün birden fazla müvekkil ağırlayan, stajyer ve çalışanlarıyla birlikte büroda çalışan ya da fiziki dosya arşivini büroda tutması gereken hukuk büroları için sanal ofis tek başına yeterli olmaz. Bu durumda size özel bir hazır ofis daha uygun olabilir; sanal ofisle başlayıp ihtiyaç arttığında adresinizi değiştirmeden hazır ofise geçebilirsiniz.

Sonuç

Avukatlar ve arabulucular için sanal ofis; tebligat güvenliği, müvekkil gizliliği ve ulaşılabilirlik gibi mesleğin temel ihtiyaçlarını, büro kirasının sabit giderleri olmadan karşılayan esnek bir çözümdür. Tek dikkat edilmesi gereken nokta, baro kaydındaki büro adresi koşullarının önceden teyit edilmesidir.

Sanal ofis ve sekreterlik ve telefon yanıtlama hizmetlerimizi inceleyebilir, sorularınız için bizi arayabilir ya da WhatsApp’tan yazabilirsiniz.