Sanal Sekreterlik Nedir? Telefon Sekreterlik Hizmeti Nasıl Çalışır?
Sanal sekreterlik nedir, nasıl çalışır, kimler için uygundur? Çağrıların şirket adınızla karşılanması, mesaj iletimi, posta ve evrak takibi; tam zamanlı sekreterle karşılaştırma ve hizmet seçerken dikkat edilecekler.
Toplantıdasınız, yoldasınız ya da bir müşteriyle görüşüyorsunuz ve telefonunuz çalıyor. Açamadığınız her çağrı, belki de kaçan bir iş fırsatı. Öte yandan yalnızca telefonları açması için tam zamanlı bir sekreter istihdam etmek; maaş, sigorta primi ve ofis masrafı demek.
Sanal sekreterlik bu ikisinin arasındaki çözüm: Çağrılarınız profesyonel bir ekip tarafından şirketinizin adıyla karşılanır, arayanın mesajı size anında iletilir; siz yalnızca hizmet bedeli ödersiniz. Bu yazıda sanal sekreterliğin nasıl çalıştığını, kimler için uygun olduğunu ve hizmet seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.
Sanal sekreterlik nedir?
Sanal sekreterlik (telefon sekreterlik hizmeti ya da telefon yanıtlama hizmeti olarak da bilinir), şirketinize gelen çağrıların ofisinizde olmayan ama sizin adınıza çalışan bir ekip tarafından karşılanmasıdır. “Sanal” olan sekreterin kendisi değil, bulunduğu yerdir: Çağrılarınızı gerçek kişiler açar, ama bu kişiler sizin ofisinizde oturmaz.
Hizmet genellikle telefonla sınırlı kalmaz; posta, kargo ve evrak kabulü ile günlük idari işlerde destek de kapsama girer.
Nasıl çalışır?
- Hat: Mevcut numaranız sekreterlik hattına yönlendirilir ya da size yeni bir numara ayrılır. Numaranızı değiştirmeden nasıl yönlendireceğinizi telefon yanıtlama rehberimizde adım adım anlattık.
- Talimatlar: Çağrıların hangi karşılama cümlesiyle açılacağını, hangi çağrıların size hemen aktarılacağını, hangilerinden yalnızca mesaj alınacağını belirlersiniz.
- Karşılama: Çağrı şirketinizin adıyla açılır. Arayanın adı, numarası ve mesajı alınır.
- İletim: Mesaj size anında iletilir. Önemli çağrılar talimatınıza göre size aktarılır.
Tam zamanlı sekreter mi, sanal sekreterlik mi?
| Tam zamanlı sekreter | Sanal sekreterlik | |
|---|---|---|
| Maliyet | Maaş, SGK primi, yan haklar | Aylık hizmet bedeli |
| Ofis ihtiyacı | Masa, ekipman, ofis alanı | Yok |
| İzin, hastalık, tatil | Yerine birini bulmak gerekir | Ekip hizmeti sürdürür |
| Çağrı karşılama | Kişiye bağlı | Şirket adınızla, talimatınıza göre |
| Posta ve evrak | Ofiste teslim alır | Sanal ofis adresinde teslim alınır ve bildirilir |
| Kimler için? | Yoğun ve sürekli ofis trafiği olanlar | Tek kişilik işletmeler, küçük ve uzaktan çalışan ekipler |
Kimler için uygun?
- Yeni kurulan şirketler: İlk günden kurumsal bir telefon karşılaması; ekip büyüyene kadar ek personel gerekmez.
- Avukatlar, doktorlar ve danışmanlar: Görüşmedeyken gelen çağrılar kaybolmaz. Avukatlara özel ihtiyaçları avukatlar için sanal ofis yazımızda anlattık.
- Sahada çalışanlar: Teknik servis, mimarlık, inşaat gibi işlerde telefon açılamadığı anlarda çağrılar karşılanır.
- Uzaktan çalışan ve yurt dışındaki şirketler: Ekip nerede olursa olsun, Türkiye’deki çağrılar takip edilir.
- Freelance çalışanlar: Kişisel numaranızı herkese vermeden profesyonel bir iletişim hattı. Ayrıntılar freelance çalışanlar için sanal ofis yazımızda.
Hizmet seçerken sorulacak 6 soru
- Çağrılar hangi saatlerde ve hangi dilde karşılanıyor?
- Mesajlar bana nasıl ve ne kadar sürede iletiliyor?
- Mevcut numaramı kullanabilir miyim, yoksa yeni numara mı gerekiyor?
- Önemli çağrıları bana aktarabiliyor musunuz?
- Çağrı başına mı, aylık sabit bedelle mi ücretlendiriyorsunuz? Aşım olursa ne olur?
- Posta, kargo ve evrak kabulü de dahil mi?
Open Up Office’te sanal sekreterlik
2011’den beri Kadıköy Kozyatağı’nda şirketlerin çağrılarını şirket adlarıyla karşılıyoruz. Hizmetimiz:
- Çağrıları şirketinizin adıyla, talimatlarınıza göre karşılar,
- Arayanın adını, numarasını ve mesajını anında size iletir, önemli çağrıları aktarır,
- Posta, kargo ve evraklarınızı teslim alır, kayıt altına alır ve bildirir,
- Hafta içi 09:00–17:00 arasında, Türkçe hizmet verir.
Sekreterlik hizmeti Plus ve Premium paketlerimizde yer alıyor. Ayrıntılar için sekreterlik hizmeti sayfamıza göz atabilir, fiyatları neyin belirlediğini sanal ofis fiyatları yazımızda okuyabilir ya da bizi arayıp WhatsApp’tan yazabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Sanal sekreterlik ile çağrı merkezi arasındaki fark nedir?
Çağrı merkezleri genellikle yüksek hacimli, standart senaryolu çağrılar için kurulur. Sanal sekreterlikte ise az sayıda şirketin çağrıları, her şirketin talimatlarına göre şirket adıyla karşılanır; arayanın mesajı size kişisel olarak iletilir ve önemli çağrılar talimatınıza göre aktarılır.
Arayan kişi sanal sekreterle konuştuğunu anlar mı?
Çağrılar şirketinizin adıyla ve sizin belirlediğiniz karşılama cümlesiyle açıldığı için arayan kişi, doğrudan şirketinizin telefonunu açan bir çalışanla konuştuğu izlenimini edinir.
Mevcut numaramı kullanabilir miyim?
Evet. Mevcut numaranızı hattımıza yönlendirerek numaranızı değiştirmeden hizmet alabilirsiniz; dilerseniz size ayrılacak yeni bir numarayı da kullanabilirsiniz.
Sanal sekreterlik hangi saatlerde hizmet verir?
Open Up Office’te telefon karşılama hafta içi 09:00–17:00 (GMT+3) arasında yapılır ve çağrılar Türkçe karşılanır.
Sanal sekreterlik yalnızca telefonla mı sınırlı?
Hayır. Hizmet genellikle posta, kargo ve evrakların teslim alınıp size bildirilmesini ve günlük idari işlerde desteği de kapsar. Open Up Office’te sekreterlik hizmeti Plus ve Premium paketlerde yer alır.