Privacyverklaring (KVKK)

Deze vertaling is uitsluitend ter informatie. Bij twijfel is de Turkse tekst leidend.

Laatst bijgewerkt: 27 september 2026

Definities

In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

Persoonsgegevens:: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
Wet bescherming persoonsgegevens („KVKK”):: de Turkse Wet nr. 6698 bescherming persoonsgegevens, gepubliceerd in het Turkse Staatsblad van 7 april 2016;
Open Up Office:: YEKE SES ve ORGANİZASYON TİC. LTD. ŞTİ.;
Verwerker:: de natuurlijke of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke, op grond van de door deze verleende bevoegdheid;
Verwerkingsverantwoordelijke:: de natuurlijke of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt en verantwoordelijk is voor het opzetten en beheren van het gegevensbestand.

Verwerkingsverantwoordelijke

Op grond van de KVKK worden de persoonsgegevens die u met ons deelt in uw hoedanigheid van contactpersoon, lid, klant, stagiair, leverancier, bezoeker, huurder, verhuurder, programma- en/of zakenpartner, medewerker of leidinggevende door de rechtspersoon Open Up Office als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, binnen de hieronder beschreven reikwijdte.

Verwerkingsverantwoordelijke: Yeke Ses ve Organizasyon Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. (MERSİS-nr.: 0947046513600016), 19 Mayıs Mh. Turaboğlu Sk. H. Yazgan İş Merkezi No:4/2, Kozyatağı, Kadıköy, İstanbul, Turkije.

Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Overeenkomstig de artikelen 4, 5 en 6 van de KVKK worden uw persoonsgegevens verwerkt:

rechtmatig en behoorlijk;
juist en zo nodig actueel;
voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden;
toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking;
met inachtneming van de bewaartermijnen die de toepasselijke wetgeving of het verwerkingsdoel voorschrijft, en in verband met de hieronder genoemde activiteiten van Open Up Office.

Voor de uitvoering van de tussen ons gesloten overeenkomsten en de naleving van de voorwaarden daarvan:

coördinatie en uitvoering van werkzaamheden en communicatie met betrekking tot de goederen en diensten die u of het bedrijf dat u vertegenwoordigt aan het Bedrijf levert, en kwaliteitscontrole en beoordeling van de dienst-/contractprestaties;
het bijhouden van de financiële administratie en boekhouding en het verrichten van betalingen;
het waarborgen van de communicatie tussen leveranciers, zakenpartners, externe dienstverleners en klanten;
het bijhouden van secretariaats- en receptieactiviteiten;
het verkrijgen van ondersteuning van medewerkers van leveranciers.

Uw gegevens kunnen worden verwerkt voor zover dat nodig is om ons bedrijfsbeleid uit te voeren.

Uw gegevens kunnen worden verwerkt om ons recht van verdediging uit te oefenen of om op een rechtmatig verzoek aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Uw gegevens kunnen worden verwerkt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het waarborgen van en toezicht houden op de gezondheid en veiligheid op de werkplek en in het gebouw van het Bedrijf.

Doorgifte van persoonsgegevens

Overeenkomstig de artikelen 8 en 9 van de KVKK kunnen uw persoonsgegevens, binnen de hierboven genoemde doeleinden en binnen de voorwaarden en doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens, worden doorgegeven aan derden die nodig zijn voor de voortzetting van de activiteiten van Open Up Office (programmapartners, samenwerkende instellingen, leveranciers, leidinggevenden/medewerkers van Open Up Office, gebouwbeheer/beveiliging, adviseurs, accountants en auditors van wie het Bedrijf diensten afneemt, IT- en archiveringsdienstverleners, banken, wettelijk bevoegde overheidsinstanties en -organisaties, wettelijk bevoegde privaatrechtelijke personen of het buitenland).

Wijze en rechtsgrond van het verzamelen van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens kunnen door Open Up Office worden verzameld via kanalen zoals:

aanvraagformulieren voor virtuele en volledig ingerichte kantoren van Open Up Office;
het contact- en offerteformulier op de website van Open Up Office;
gesprekken via WhatsApp, e-mail en telefoon;
telefoontjes die worden aangenomen in het kader van de telefoonservice (secretariaat) die wij namens onze klanten verlenen;
offerteformulieren via telefoon en sociale media;
sollicitatieformulieren;
huurovereenkomsten;

en kunnen op verschillende rechtsgronden, voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden, in overeenstemming met de basisbeginselen van de KVKK en binnen de in de artikelen 5 en 6 van de KVKK vastgelegde voorwaarden en doeleinden voor verwerking, worden verzameld, verwerkt en doorgegeven om de activiteiten van Open Up Office voort te zetten.

Contactformulier op onze website

Naam, bedrijf, telefoonnummer, e-mailadres, gewenst pakket en bericht die u via het contactformulier op onze website verstuurt, worden verwerkt om uw aanvraag te beantwoorden, u een offerte te sturen en desgewenst een overeenkomst te sluiten, op grond van artikel 5 lid 2 onder c KVKK (rechtstreeks verband met het sluiten van een overeenkomst) en artikel 5 lid 2 onder f KVKK (gerechtvaardigd belang). Voor deze verwerking is uw uitdrukkelijke toestemming niet vereist.

Telefoonservice en gespreksopnamen

Wanneer wij namens onze klanten een telefoonservice (secretariaat) verlenen, verwerken wij gegevens zoals naam, telefoonnummer en bericht van de beller namens en volgens de instructies van die klant. Voor deze gesprekken is de klant namens wie wij het gesprek aannemen de verwerkingsverantwoordelijke; Open Up Office treedt op als verwerker. Om uw rechten met betrekking tot deze gegevens uit te oefenen, kunt u contact opnemen met het bedrijf dat u hebt gebeld.

Gesprekken met onze telefooncentrale worden opgenomen voor kwaliteitscontrole en als bewijs bij een eventueel geschil (artikel 5 lid 2 onder f KVKK, gerechtvaardigd belang). Gespreksopnamen worden 6 maanden bewaard en daarna verwijderd.

Externe inhoud (Google Maps) en doorgifte naar het buitenland

De Google-kaart op onze contactpagina wordt alleen geladen als u in de cookiemelding „Externe inhoud” toestaat of ervoor kiest de kaart te tonen via de knop op de kaart. Bij het laden van de kaart worden uw IP-adres en browsergegevens naar Google LLC (VS) verzonden en kunnen ze worden verwerkt op servers buiten Turkije. Deze doorgifte berust op uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 KVKK); u kunt deze op elk moment intrekken via de link „Cookie-instellingen” onderaan de pagina.

Bezoekstatistieken (Google Analytics)

Als u in de cookiemelding „Analytisch” toestaat, wordt Google Analytics gebruikt om het gebruik van onze website te meten en te verbeteren. De pagina's die u bezoekt, waar u vandaan komt (bijv. een zoekmachine), apparaat- en browsergegevens, uw geschatte locatie (op stads- of landniveau) en interacties zoals het versturen van een formulier of een klik op een telefoon- of WhatsApp-link worden samen met een via een cookie toegekende willekeurige identificatie naar Google LLC (VS) verzonden en kunnen worden verwerkt op servers buiten Turkije. Formuliergegevens zoals uw naam, telefoonnummer of e-mailadres worden niet naar Google Analytics verzonden. Deze verwerking en de doorgifte naar het buitenland berusten op uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 5 lid 1 en artikel 9 KVKK); u kunt deze op elk moment intrekken via de link „Cookie-instellingen” onderaan de pagina.

Bewaartermijnen

gegevens van aanvragers die geen klant worden (informatie- of offerteaanvragen via formulier, telefoon, WhatsApp of e-mail): 12 maanden vanaf de datum van de aanvraag (wordt u binnen deze periode klant, dan worden uw gegevens als klantgegevens bewaard);
gespreksopnamen: 6 maanden;
bezoekstatistieken in Google Analytics: maximaal 14 maanden;
klantgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en na afloop gedurende de wettelijk voorgeschreven termijnen (bijv. 10 jaar voor handelsboeken en -bescheiden).

Persoonsgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd.

Rechten van de betrokkene

Op grond van artikel 11 van de KVKK heeft iedereen het recht zich tot de verwerkingsverantwoordelijke te wenden en, met betrekking tot zichzelf:

a) te vernemen of zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt,
b) informatie op te vragen als zijn of haar persoonsgegevens zijn verwerkt,
c) het doel van de verwerking te vernemen en of de gegevens overeenkomstig dat doel worden gebruikt,
ç) te weten aan welke derden in binnen- of buitenland de persoonsgegevens worden doorgegeven,
d) verbetering te vragen van onvolledig of onjuist verwerkte persoonsgegevens,
e) verwijdering of vernietiging van de persoonsgegevens te vragen onder de in de KVKK bepaalde voorwaarden,
f) te vragen dat de op grond van (d) en (e) verrichte handelingen worden gemeld aan derden aan wie de persoonsgegevens zijn doorgegeven,
g) bezwaar te maken tegen een voor hem of haar nadelig resultaat dat voortvloeit uit de analyse van de verwerkte gegevens uitsluitend door geautomatiseerde systemen,
ğ) schadevergoeding te eisen als hij of zij schade lijdt door de onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.

Als u zich met betrekking tot bovengenoemde rechten schriftelijk tot Open Up Office wendt, wordt uw verzoek afhankelijk van de aard ervan uiterlijk binnen 30 (dertig) dagen kosteloos beantwoord.

Uw verzoek moet duidelijk en begrijpelijk zijn, vergezeld gaan van documenten waaruit uw identiteit en adres blijken, en schriftelijk en eigenhandig ondertekend persoonlijk, per post of via een notaris worden ingediend bij YEKE Ses ve Organizasyon Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. (Open Up Office), 19 Mayıs Mh. Turaboğlu sk. H. Yazgan İş Merkezi, No:4/2 Kozyatağı Kadıköy-İstanbul.

Contactgegevens

Bedrijfsnaam: Yeke Ses ve Organizasyon Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.
Adres: 19 Mayıs Mh. Turaboğlu sk. H. Yazgan İş Merkezi, No:4/2 Kozyatağı Kadıköy-İstanbul
Website: www.openupoffice.com
E-mail: info@openupoffice.com
Telefoon: +90 850 532 6736