KEP Adresi Nedir, Şirketler İçin Zorunlu mu? Nasıl Alınır?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi nedir, e-postadan farkı ne, hangi şirketler için zorunlu? KEP adresi nasıl alınır, hangi belgeler gerekir, ticaret siciline nasıl bildirilir ve KEP ile gelen yazılar nasıl takip edilir?
Şirket kurduktan sonra mali müşavirinizin ilk istediği şeylerden biri KEP adresidir. “Zaten şirket e-postamız var, bu ne?” diye düşünmek çok doğal. Bu yazıda KEP’in ne olduğunu, kimler için zorunlu olduğunu ve nasıl alınacağını anlatıyoruz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Güncel yükümlülüklerinizi ve başvuru koşullarını mali müşavirinizle ve seçtiğiniz KEP hizmet sağlayıcısıyla teyit edin.
KEP adresi nedir?
KEP, Kayıtlı Elektronik Posta’nın kısaltmasıdır. Görünüşte e-postaya benzer; ama gönderilen iletinin kim tarafından, ne zaman gönderildiği ve alıcıya ne zaman ulaştığı kayıt altına alınır. Bu kayıtlar hukuken delil niteliği taşır.
Kısacası KEP, iadeli taahhütlü mektubun ya da noter aracılığıyla gönderilen ihtarın elektronik karşılığı gibidir. Bir KEP adresi genellikle şöyle görünür: sirketunvani@hs01.kep.tr
KEP ile e-posta arasındaki fark
| Normal e-posta | KEP | |
|---|---|---|
| Gönderenin kimliği | Doğrulanmaz | Doğrulanmış |
| Gönderim ve teslim zamanı | Kanıtlanması zor | Kayıt altında, delil niteliğinde |
| Hukuki geçerlilik | Sınırlı | Resmî yazışmalar ve ihtarlar için kullanılabilir |
| Kullanım | Günlük iletişim | Resmî yazışma, ihtar, kurumlarla yazışma |
KEP adresi kimler için zorunlu?
Limited ve anonim şirketler için KEP adresi edinmek ve bu adresi ticaret siciline bildirmek zorunludur. Ayrıca tacirler arasındaki ihbar ve ihtarlar KEP ile yapılabilir; resmî kurumlar da şirketlerle yazışmada KEP’i giderek daha çok kullanıyor.
Şahıs şirketleri için genel bir zorunluluk yoktur; ama isteyen her gerçek ve tüzel kişi KEP adresi alabilir.
KEP adresi nasıl alınır?
- Hizmet sağlayıcı seçin: KEP adresi, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarından alınır. Sağlayıcıları; fiyat, gönderim kotası ve kullanım kolaylığına göre karşılaştırın.
- Başvuru yapın: Başvuru, sağlayıcıya göre online (e-İmza ile) ya da şubeden yapılabilir.
- Belgeleri iletin: Şirketler için genellikle istenenler:
- Yetkilinin kimliği
- İmza sirküleri
- Ticaret sicili gazetesi ya da faaliyet belgesi
- Vergi levhası ya da vergi numarası bilgisi
- Adresi aktifleştirin: Onaydan sonra KEP kutunuza web arayüzünden erişirsiniz.
- Ticaret siciline bildirin: KEP adresinizin ticaret siciline (MERSİS üzerinden) bildirildiğinden emin olun. Bu işlem genellikle mali müşaviriniz tarafından yapılır.
Belge listesi sağlayıcıya göre değişebilir; başvurmadan önce sağlayıcının güncel listesini kontrol edin.
KEP’te en sık yapılan hata: Kutuyu kontrol etmemek
KEP ile gönderilen bir ileti, sisteme ulaştığı andan itibaren hukuki sonuç doğurabilir. “Görmedim” demek, süreyi durdurmaz. Bu yüzden:
- KEP kutusunu düzenli kontrol edin ya da sağlayıcının SMS / e-posta bildirimlerini açın.
- Kutuyu kimin takip edeceğini netleştirin: siz, mali müşaviriniz ya da bir çalışanınız.
- Yetkililer değiştiğinde KEP hesabındaki yetkileri de güncelleyin.
KEP, e-Tebligat ve fiziki tebligat
Şirketinize resmî yazılar üç farklı kanaldan gelebilir:
- KEP: Kurumlar ve diğer şirketlerden gelen resmî yazışmalar ve ihtarlar.
- e-Tebligat: Vergi dairesi başta olmak üzere kamu kurumlarının elektronik tebligatları.
- Fiziki tebligat ve posta: Şirket adresinize gelen mektup ve tebligatlar.
Fiziki tebligatların şirket adresinde nasıl takip edileceğini tebligat adresi rehberimizde anlattık. Yeni kurulan şirketlerin ilk haftalarda yapması gerekenlerin tamamı için: Şirket kuruluşundan sonra yapılması gerekenler.
Adresiniz de hazır olsun
KEP elektronik yazışmaları çözer; ama şirketinizin ticaret sicili ve vergi dairesi için bir iş adresi de gerekir. Open Up Office, 2011’den beri Kadıköy Kozyatağı’nda yasal adres sağlıyor; adresinize gelen posta ve tebligatlar teslim alınıp size bildiriliyor. Sanal ofis hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
KEP ile normal e-posta arasındaki fark nedir?
KEP ile gönderilen iletinin kim tarafından, ne zaman gönderildiği ve alıcıya ne zaman ulaştığı kayıt altına alınır ve hukuken delil niteliği taşır. Normal e-postada bu güvence yoktur.
Limited ve anonim şirketler için KEP zorunlu mu?
Evet. Limited ve anonim şirketlerin KEP adresi edinmesi ve bu adresi ticaret siciline bildirmesi gerekir. Şahıs şirketleri için genel bir zorunluluk yoktur, ancak isteyen herkes KEP adresi alabilir.
KEP adresi nereden alınır?
KEP adresi, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarından alınır. Başvuru sağlayıcıya göre online (e-İmza ile) ya da şubeden yapılabilir.
KEP adresine gelen yazıyı okumazsam ne olur?
KEP ile gönderilen bir ileti, sisteme ulaştığı andan itibaren hukuki sonuç doğurabilir; okumamış olmanız süreyi durdurmaz. Bu yüzden KEP kutusunu düzenli kontrol etmeli ya da bildirimleri açık tutmalısınız.
KEP adresi ücretli mi?
Evet. KEP hizmeti genellikle yıllık paketlerle ücretlendirilir; fiyat, sağlayıcıya ve gönderim kotasına göre değişir.