Was ist ein virtuelles Büro? So funktioniert es in der Türkei

Mit einem virtuellen Büro nutzen Sie die Leistungen eines Büros, ohne eines zu mieten. Ihr Unternehmen ist offiziell unter einer zentralen Geschäftsadresse registriert, Ihre Post wird dort angenommen, Ihre Anrufe können im Namen Ihres Unternehmens entgegengenommen werden, und bei Bedarf nutzen Sie einen Besprechungsraum. Sie selbst arbeiten weiter von zu Hause, unterwegs oder von überall auf der Welt.

Seit sich das ortsunabhängige Arbeiten durchgesetzt hat, gehört das virtuelle Büro zu den beliebtesten Lösungen für Neugründungen, kleine Unternehmen und ausländische Gründer – gerade in einer Stadt wie Istanbul mit hohen Büromieten. Dieser Ratgeber erklärt, was ein virtuelles Büro ist, wie es in der Türkei funktioniert, ob es legal ist und wie Sie den richtigen Anbieter finden.

Was ist ein virtuelles Büro?

Kurz gesagt liefert ein virtuelles Büro die Leistungen eines physischen Büros – ohne das Büro selbst. Unternehmen brauchen ein Büro im Wesentlichen aus vier Gründen: eine Adresse für offizielle Register, einen Ort für die Annahme von Post und Paketen, jemanden, der ans Telefon geht, und einen Raum für Kundentermine. Ein virtuelles Büro bietet jede dieser Leistungen einzeln an; Sie zahlen nur für das, was Sie brauchen.

Damit entfallen Fixkosten wie Miete, Kaution, Nebenkosten, Möbel, Internet und das Gehalt einer Empfangskraft. Stattdessen zahlen Sie eine feste monatliche Servicegebühr.

Wie funktioniert ein virtuelles Büro?

Der Weg zum virtuellen Büro umfasst wenige Schritte:

1. Paket wählen: Brauchen Sie nur eine Geschäftsadresse oder auch Telefon- und Sekretariatsservice?
2. Unterlagen senden: Unterschreiben Sie Ihre Ausweis- und Firmenunterlagen und senden Sie sie per E-Mail oder WhatsApp.
3. Vertrag: Sie schließen mit dem Anbieter einen Vertrag über das virtuelle Büro. Er ist die rechtliche Grundlage für die Nutzung der Adresse.
4. Adresse aktiv: Ihre Adresse ist in der Regel innerhalb von 24–48 Stunden einsatzbereit.
5. Registrierung: Die Adresse wird beim Handelsregister und beim Finanzamt als Firmensitz angegeben.

Ab dann wird Ihre Post für Sie angenommen, und je nach Paket werden Ihre Anrufe im Namen Ihres Unternehmens entgegengenommen.

Welche Leistungen umfasst ein virtuelles Büro?

Je nach Anbieter unterschiedlich, umfasst ein Paket meist:

• Offizielle Geschäftsadresse: Firmensitz für Handelsregister und Finanzamt; sie steht auch auf Visitenkarten, Website, Rechnungen und im Google-Unternehmensprofil.
• Post- und Paketannahme: Dokumente, Briefe und Pakete werden für Sie angenommen, erfasst und Ihnen gemeldet.
• Telefonservice: Anrufe werden im Namen Ihres Unternehmens angenommen; Name, Nummer und Anliegen des Anrufers erhalten Sie sofort. Bei Open Up Office werden Anrufe auf Türkisch entgegengenommen.
• Sekretariat und Verwaltung: Dokumentenverfolgung, Weiterleitung und tägliche Verwaltungsaufgaben durch ein professionelles Team.
• Besprechungsraum: Ein ausgestatteter Raum für Kundentermine und Präsentationen.
• Anwesenheit bei Adressprüfungen des Finanzamts: Der Anbieter ist vor Ort, wenn das Finanzamt eine Adresskontrolle durchführt, und kann Ihren Vertrag vorzeigen.

Bei Open Up Office bieten wir diese Leistungen in drei Paketen an, die Sie auf unserer Preisseite vergleichen können.

Ist ein virtuelles Büro in der Türkei legal?

Ja. In der Türkei kann die Adresse eines virtuellen Büros bei der Gründung und bei einer Sitzverlegung für Handelsregister und Finanzamt als Firmenadresse verwendet werden. Rechtliche Grundlage ist der Vertrag mit dem Anbieter, der belegt, dass Ihr Unternehmen unter dieser Adresse tätig ist.

Nach einer Gründung oder Sitzverlegung kann das Finanzamt einen Prüfer schicken, um die Adresse zu bestätigen. Dann muss der Anbieter während der Geschäftszeiten im Büro sein und nachweisen können, dass Ihr Unternehmen dort vertraglich ansässig ist. Deshalb sind Erfahrung und Anwesenheit des Anbieters bei Prüfungen so wichtig. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Adressprüfung durch das Finanzamt.

Virtuelles Büro und klassisches Büro im Vergleich

	Klassisches Mietbüro	Virtuelles Büro
Miete und Kaution	Ja	Nein
Nebenkosten, Strom, Internet	Einzelne Rechnungen	Keine
Möbel und Einrichtung	Ihre Aufgabe	Keine
Empfang / Sekretariat	Personalkosten	Je nach Paket inklusive
Geschäftsadresse	Ja	Ja
Besprechungsraum	Ja	Je nach Paket
Startzeit	Wochen	24–48 Stunden
Flexibilität	Langfristiger Mietvertrag	Je nach Vertrag

Der größte Vorteil: Ein virtuelles Büro verwandelt Fixkosten in eine einzige Servicegebühr und verkürzt den Start. Seine einzige Grenze ist, dass Sie keinen eigenen Schreibtisch haben; dafür gibt es unsere Angebote für Büro und Coworking.

Für wen eignet sich ein virtuelles Büro?

• Neugründungen: Die Anforderungen an eine Geschäftsadresse bei der Gründung erfüllen – ohne Miete, Kaution und Nebenkosten – und das Kapital ins Wachstum stecken.
• Ausländische Gründer und Investoren: Eine lokale, verlässliche Geschäftsadresse in Istanbul für die Firmengründung in der Türkei. Siehe unseren Ratgeber zur Firmengründung in der Türkei.
• E-Commerce-Unternehmen: Eine Geschäftsadresse für Marktplätze, Steuerregistrierung und Rechnungen, während die Privatadresse privat bleibt.
• Freiberufler und Berater: Kunden eine Geschäftsadresse, Anrufannahme im Firmennamen und bei Bedarf einen professionellen Besprechungsraum bieten.
• Anwälte, Steuerberater und Ärzte: Behördliche Schreiben, Dokumente und Anrufe zuverlässig verfolgen.
• Verteilte Teams: Auch wenn das Team in verschiedenen Städten oder Ländern arbeitet, hat das Unternehmen einen offiziellen Sitz in Istanbul.

Vorteile eines virtuellen Büros

Geringere Kosten: Miete, Nebenkosten, Kaution, Möbel, Internet und Personalkosten entfallen. Sie zahlen eine monatliche Rechnung – das vereinfacht auch die Buchhaltung.

Professioneller Auftritt: Eine zentrale Geschäftsadresse und Anrufannahme im Firmennamen schaffen Vertrauen bei Kunden und Partnern.

Privatsphäre: Ihre Privatadresse erscheint nicht in öffentlichen Registern, auf der Steuerbescheinigung oder auf Rechnungen.

Flexibilität: Wächst Ihr Unternehmen, können Sie ohne Adresswechsel in ein voll ausgestattetes Büro oder Coworking wechseln.

Tempo: Sind die Unterlagen vollständig, ist Ihre Adresse meist innerhalb von 24–48 Stunden aktiv.

Worauf Sie bei der Wahl eines Anbieters achten sollten

In Istanbul gibt es viele Anbieter. Fragen Sie vor der Entscheidung:

1. Erfahrung: Seit wann ist der Anbieter tätig, wie viele Unternehmen nutzen seine Adresse? Ein etablierter Anbieter bedeutet, dass Ihre Adresse über Jahre gleich bleibt.
2. Prüfungen: Ist bei einer Adressprüfung jemand Befugtes im Büro? Wie sind die Öffnungszeiten?
3. Transparente Preise: Gibt es Einrichtungs- oder Verwaltungsgebühren außerhalb des Vertrags? Ist die MwSt. enthalten?
4. Lage und Erreichbarkeit: Ist das Büro für Kundentermine gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar?
5. Postbenachrichtigung: Wie und wie schnell erfahren Sie von eingehenden Dokumenten?
6. Bewertungen: Google-Bewertungen geben einen guten Eindruck von der Servicequalität.

Virtuelles Büro in Istanbul: Kadıköy Kozyatağı

Open Up Office befindet sich in einem Geschäftszentrum in Kadıköy Kozyatağı, einem der wichtigsten Geschäftsviertel auf der asiatischen Seite Istanbuls, nahe der Metro. Seit 2011 haben wir mehr als 2.000 Unternehmen mit Geschäftsadresse und Bürodiensten betreut.

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