Adressprüfung durch das Finanzamt in der Türkei: So läuft sie beim virtuellen Büro

Wer in der Türkei eine Firma gründet oder den Firmensitz verlegt, hört bald das Wort Yoklama: die Prüfung des Finanzamts vor Ort. „Kommt ein Prüfer?“, „Wer empfängt ihn?“, „Was, wenn niemand da ist?“ – das fragen Gründer am häufigsten, besonders wenn sie ein virtuelles Büro nutzen wollen oder außerhalb der Türkei leben.

Dieser Ratgeber erklärt, was eine Adressprüfung ist, wann und wie sie stattfindet, was geprüft wird und wie sie an der Adresse eines virtuellen Büros abläuft.

Dieser Beitrag dient nur der allgemeinen Information. Die Praxis der Finanzämter kann sich ändern; lassen Sie sich im Einzelfall von einem türkischen Steuerberater (Mali Müşavir) beraten.

Was ist eine Adressprüfung des Finanzamts?

Die Yoklama ist eine Prüfung der türkischen Steuerverwaltung, um Sachverhalte zu Steuerpflichtigen direkt vor Ort festzustellen. Rechtsgrundlage ist die türkische Abgabenordnung (Vergi Usul Kanunu). Die Prüfung führen vom Finanzamt beauftragte Prüfer durch, die ihre Feststellungen in einem Protokoll (Yoklama Fişi) festhalten.

Hauptzweck ist die Bestätigung, dass eine Firma, die auf dem Papier existiert, tatsächlich unter der angegebenen Adresse tätig ist. Die Prüfung ist eines der wichtigsten Mittel gegen Scheinfirmen, die gefälschte Rechnungen ausstellen.

Wann findet eine Prüfung statt?

Das Finanzamt kann jederzeit prüfen. In der Praxis finden die meisten Prüfungen in diesen Fällen statt:

• Prüfung zur Aufnahme der Geschäftstätigkeit: Nach Eintragung und Beginn der Steuerpflicht, um festzustellen, dass die Firma unter der Adresse ihre Tätigkeit aufgenommen hat. Das ist der häufigste Fall.
• Sitzverlegung: Bei einem Umzug des Firmensitzes, um die neue Adresse zu bestätigen.
• Routine- und Sonderprüfungen: Aufgrund von Risikoanalysen, Hinweisen oder Anfragen anderer Behörden.

Prüfungen finden in der Regel ohne Vorankündigung während der Dienstzeiten statt.

Was wird geprüft?

Der Prüfer achtet vor allem auf:

• ein Firmenschild oder einen anderen Hinweis auf die Firma an der Adresse,
• eine anwesende Person, die die Firma vertreten kann,
• das Dokument, das die Nutzung der Adresse belegt (Mietvertrag oder Vertrag über ein virtuelles Büro),
• den Unternehmensgegenstand und wie die Tätigkeit ausgeübt wird,
• bei Bedarf die Steuerbescheinigung und weitere Unterlagen.

Der Prüfer hält seine Feststellungen im Protokoll fest und unterzeichnet es gemeinsam mit der anwesenden befugten Person.

Wie läuft die Prüfung beim virtuellen Büro ab?

Bei einer Firma mit virtuellem Büro empfängt das Team des Anbieters den Prüfer. Ein gut organisierter Ablauf sieht so aus:

1. Der Prüfer des Finanzamts erscheint und nennt die Firma, um die es geht.
2. Das Team identifiziert die Firma und findet ihre Daten und ihren Vertrag in den Unterlagen.
3. Der Vertrag über das virtuelle Büro wird vorgelegt. Er belegt rechtlich, dass die Firma unter der Adresse tätig ist.
4. Die Fragen des Prüfers werden beantwortet; bei Bedarf wird die befugte Person der Firma telefonisch hinzugezogen.
5. Das Protokoll wird unterzeichnet, und die Firma wird über den Besuch informiert.

Damit das funktioniert, muss der Anbieter an jedem Werktag während der Geschäftszeiten im Büro sein. Eine verschlossene Tür oder ein Büro, das nur an wenigen Tagen geöffnet ist, birgt das Risiko, dass die Firma als „an der Adresse nicht angetroffen“ vermerkt wird.

Was passiert, wenn die Firma nicht angetroffen wird?

Stellt die Prüfung fest, dass die Firma nicht unter ihrer Adresse tätig ist, kann das ernste Folgen haben:

• Probleme mit der Steuerregistrierung; in manchen Fällen kann sie ausgesetzt oder von Amts wegen beendet werden.
• Die Verlässlichkeit der Rechnungen der Firma kann infrage gestellt werden – das kann auch Ihre Kunden betreffen.
• Der Zugang zur E-Rechnung und zu anderen digitalen Diensten kann eingeschränkt werden.
• Die Korrektur erfordert Schriftverkehr mit dem Finanzamt und eine erneute Prüfung – das kostet Zeit und Geld.

Wenden Sie sich in diesem Fall so schnell wie möglich gemeinsam mit Ihrem Steuerberater an das Finanzamt.

Checkliste für die Prüfung

Ob virtuelles Büro oder eigene Räume:

1. Adressnachweis bereithalten: Miet- oder Büro-Vertrag sollte aktuell und unterschrieben sein.
2. Jemand muss da sein: Während der Geschäftszeiten sollte jemand die Tür öffnen und die Firma kennen.
3. Firmendaten aktuell halten: Name, Steuernummer, befugte Person und Kontaktdaten sollten beim Anbieter hinterlegt sein.
4. Telefon eingeschaltet lassen: Der Prüfer möchte vielleicht mit der befugten Person sprechen – in der Regel auf Türkisch.
5. Steuerberater informieren: Er sollte wissen, dass nach Gründung oder Sitzverlegung eine Prüfung zu erwarten ist.

Fragen an den Anbieter eines virtuellen Büros

Bei der Wahl des Anbieters ist die Frage, wer bei einer Prüfung im Büro ist, so wichtig wie der Preis:

• An welchen Tagen und zu welchen Zeiten ist das Büro geöffnet? Ist an jedem Werktag jemand Befugtes vor Ort?
• Wer ist im Büro, wenn das Finanzamt eine Adresskontrolle durchführt, und wie werden Sie informiert?
• Seit wann ist der Anbieter unter dieser Adresse? Eine über Jahre gleichbleibende Adresse ist für Ihre Register wichtig.

Vor Ort bei Prüfungen in Kozyatağı, Istanbul

Open Up Office ist seit 2011 unter derselben Adresse in Kadıköy Kozyatağı tätig. Unser Büro ist werktags von 09:00 bis 17:00 Uhr (GMT+3) geöffnet; kommt der Prüfer, ist unser Team vor Ort, zeigt den Vertrag Ihrer Firma und informiert Sie. Erfahren Sie mehr über unser virtuelles Büro oder lesen Sie, wenn Sie gerade gründen, unseren Ratgeber zur Firmengründung in der Türkei.