Adrescontrole door de Turkse belastingdienst: zo verloopt die bij een virtueel kantoor

Wie in Turkije een bedrijf opricht of het vestigingsadres wijzigt, hoort al snel het woord yoklama: de controle van de belastingdienst ter plaatse. “Komt er een controleur?”, “Wie ontvangt hem?”, “Wat als er niemand is?” – dat vragen oprichters het vaakst, vooral als ze een virtueel kantoor willen gebruiken of buiten Turkije wonen.

Deze gids legt uit wat een adrescontrole is, wanneer en hoe die plaatsvindt, wat er wordt gecontroleerd en hoe de controle op het adres van een virtueel kantoor verloopt.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld als algemene informatie. De praktijk van de belastingdienst kan veranderen; laat u voor uw eigen situatie adviseren door een Turkse accountant (mali müşavir).

Wat is een adrescontrole van de belastingdienst?

De yoklama is een controle van de Turkse belastingdienst om feiten over belastingplichtigen ter plaatse vast te stellen. De wettelijke basis is de Turkse wet op de belastingprocedure (Vergi Usul Kanunu). De controle wordt uitgevoerd door controleurs van de belastingdienst, die hun bevindingen vastleggen in een rapport (yoklama fişi).

Het hoofddoel is te bevestigen dat een bedrijf dat op papier bestaat, daadwerkelijk op het opgegeven adres gevestigd is. De controle is een van de belangrijkste middelen tegen schijnbedrijven die valse facturen uitgeven.

Wanneer vindt een controle plaats?

De belastingdienst kan altijd controleren. In de praktijk vinden de meeste controles plaats in deze situaties:

• Controle bij de start van de activiteiten: Na inschrijving en het begin van de belastingplicht, om vast te stellen dat het bedrijf op het adres actief is geworden. Dit komt het vaakst voor.
• Adreswijziging: Bij verhuizing van het vestigingsadres, om het nieuwe adres te bevestigen.
• Routine- en bijzondere controles: Op basis van risicoanalyses, meldingen of verzoeken van andere instanties.

Controles vinden meestal zonder aankondiging plaats tijdens kantooruren.

Wat wordt er gecontroleerd?

De controleur let vooral op:

• een naambord of andere aanduiding van het bedrijf op het adres,
• de aanwezigheid van iemand die het bedrijf kan vertegenwoordigen,
• het document waaruit het gebruik van het adres blijkt (huurcontract of contract voor een virtueel kantoor),
• de activiteiten van het bedrijf en hoe die worden uitgevoerd,
• waar nodig het belastingregistratiebewijs en andere documenten.

De controleur legt zijn bevindingen vast in het rapport en ondertekent het samen met de aanwezige bevoegde persoon.

Hoe verloopt de controle bij een virtueel kantoor?

Bij een bedrijf met een virtueel kantoor ontvangt het team van de aanbieder de controleur. Een goed georganiseerd verloop ziet er zo uit:

1. De controleur komt en noemt het bedrijf waar het om gaat.
2. Het team identificeert het bedrijf en vindt de gegevens en het contract in de administratie.
3. Het contract voor het virtuele kantoor wordt getoond. Het bewijst juridisch dat het bedrijf op het adres gevestigd is.
4. De vragen van de controleur worden beantwoord; zo nodig wordt de bevoegde persoon van het bedrijf telefonisch bereikt.
5. Het rapport wordt ondertekend en het bedrijf wordt over het bezoek geïnformeerd.

Daarvoor moet de aanbieder elke werkdag tijdens kantooruren op kantoor zijn. Een gesloten deur of een kantoor dat maar een paar dagen per week open is, brengt het risico mee dat het bedrijf als “niet aangetroffen op het adres” wordt geregistreerd.

Wat als het bedrijf niet wordt aangetroffen?

Stelt de controle vast dat het bedrijf niet op zijn adres gevestigd is, dan kan dat ernstige gevolgen hebben:

• Problemen met de belastinginschrijving; in sommige gevallen kan die worden opgeschort of ambtshalve beëindigd.
• De betrouwbaarheid van de facturen van het bedrijf kan in twijfel worden getrokken – dat kan ook uw klanten raken.
• De toegang tot e-facturatie en andere digitale diensten kan worden beperkt.
• Herstel vraagt correspondentie met de belastingdienst en een nieuwe controle – dat kost tijd en geld.

Neem in dat geval zo snel mogelijk samen met uw accountant contact op met de belastingdienst.

Checklist voor de controle

Of u nu een virtueel kantoor of eigen ruimte hebt:

1. Houd het adresbewijs bij de hand: Het huur- of kantoorcontract moet actueel en ondertekend zijn.
2. Zorg dat er iemand is: Tijdens kantooruren moet iemand de deur kunnen openen en het bedrijf kennen.
3. Houd bedrijfsgegevens actueel: Naam, belastingnummer, bevoegde persoon en contactgegevens moeten bij de aanbieder bekend zijn.
4. Houd uw telefoon aan: De controleur wil mogelijk de bevoegde persoon spreken – meestal in het Turks.
5. Informeer uw accountant: Hij of zij moet weten dat na de oprichting of adreswijziging een controle te verwachten is.

Vragen aan een aanbieder van virtuele kantoren

Bij de keuze van een aanbieder is het net zo belangrijk als de prijs wie er bij een controle op kantoor is:

• Op welke dagen en tijden is het kantoor open? Is er elke werkdag iemand bevoegd aanwezig?
• Wie is er op kantoor als de controleur komt, en hoe wordt u geïnformeerd?
• Hoe lang zit de aanbieder al op dit adres? Een adres dat jarenlang hetzelfde blijft, is belangrijk voor uw registraties.

Aanwezig bij controles in Kozyatağı, Istanbul

Open Up Office is sinds 2011 gevestigd op hetzelfde adres in Kadıköy Kozyatağı. Ons kantoor is op werkdagen open van 09:00 tot 17:00 (GMT+3); komt de controleur, dan is ons team aanwezig, toont het contract van uw bedrijf en informeert u. Lees meer over ons virtueel kantoor of, als u op het punt staat een bedrijf op te richten, onze gids over een bedrijf oprichten in Turkije.